Con los recientes avances en las plataformas en línea y las tecnologías de Internet, se ha logrado un desarrollo significativo en el campo de las adquisiciones.
El último desarrollo que ha sido recibido con gran entusiasmo son las subastas inversas. En los últimos años, muchas compañías en una variedad de industrias han comenzado a usar subastas inversas.
Hemos notado que las empresas españolas dedican una cantidad considerable de tiempo para asegurarse de que están obteniendo el mejor precio en la negociación con los proveedores. Siempre existe la preocupación de que no se obtenga el mejor precio y, además, trabajar para obtener la mejor oferta a menudo conlleva prolongadas negociaciones con muchos proveedores a la vez. Este puede ser un proceso muy frustrante que no siempre produce el resultado más rentable.
Subastas Inversas
A lo largo de los años, hemos adquirido una sólida experiencia en esta técnica relativamente nueva para las organizaciones de aprovisionamiento. Con las subastas inversas, los compradores crean una descripción del proyecto y la publican en línea. A continuación, se envían invitaciones a los posibles proveedores que presentan una oferta y describen sus cualificaciones y los detalles de lo que incluye su oferta. Debido a que todas las ofertas están alineadas una al lado de la otra en una formación de gráficos, la comparación es más sencilla para el comprador.
Además, los compradores pueden eliminar ciertas ofertas en función de criterios como el precio o los plazos, lo que facilita aún más la selección final. La mayoría de los programas de subasta inversa también permiten a los compradores comunicarse con los ofertantes para que puedan refinar sus ofertas u ofrecer aclaraciones. Todas estas características combinadas permiten al comprador elegir un proveedor de calidad que pueda satisfacer sus necesidades a un buen precio y en menos tiempo. La ventaja más obvia de las subastas inversas es el ahorro de costes que supone para el comprador. Como cualquier euro que se ahorre en costes de compra añade un dólar a la cuenta de resultados, la reducción de los costes de aprovisionamiento siempre ha sido una alta prioridad para la alta dirección.
¿Qué pasa con los proveedores?
Basándonos en nuestra experiencia, también se benefician de las subastas inversas si las utilizan eficazmente. Una de las ventajas es que hace que los proyectos sean más abiertos a un mayor número de vendedores. La tecnología proporciona a los proveedores de todo el mundo un acceso igualitario a la invitación y la posibilidad de adjudicarse el negocio.
Aunque esto es un beneficio, particularmente para los vendedores offshore y/o pequeños, también puede ser una desventaja y ha resultado en que muchos vendedores pujen demasiado bajo en los proyectos sólo para tratar de ganar la subasta. La competencia puede parecer negativa, pero sí ofrece un incentivo para que los vendedores agreguen valor a sus honorarios al ofrecer una variedad de otros servicios, lo que beneficiará a los compradores que estén dispuestos a mirar más allá del precio por sí solos.
Condiciones perfectas para una subasta inversa exitosa
Hemos llevado a cabo muchas subastas inversas en todo el mundo y estos son los elementos que hemos notado. Como se mencionó anteriormente, el comprador necesita pensar más allá del simple precio de cotización. El precio puede ser un factor importante en la decisión, pero también deben tenerse en cuenta otros elementos, como los servicios añadidos.
Además, algunos proyectos no están diseñados para trabajar con subastas inversas. Los bienes y servicios que sólo pueden ser suministrados por un número limitado de proveedores no serán eficaces en las subastas inversas, ya que el vendedor, y no el comprador, tendrá todo el poder en la situación y puede hacer que el precio suba en lugar de bajar.
Las empresas suelen ahorrar entre un 10 y un 20 por ciento mediante el uso de subastas inversas en su estrategia de adquisiciones.
En algunas de nuestras subastas inversas, algunos proveedores recortarán los servicios normales, utilizarán materiales de menor calidad o ampliarán el plazo de entrega sólo para que puedan presentar una oferta inicial más competitiva, aunque la factura final pueda ser mucho más alta.
Los desarrollos más recientes en software y algoritmos de subasta inversa están aumentando la capacidad y flexibilidad de los compradores para considerar mejor las cuestiones no relacionadas con el precio. Estos desarrollos pueden reducir algunas de las resistencias de los proveedores y mejorar la eficacia de esta herramienta. La tecnología lo ha hecho posible; la competencia lo utiliza y se beneficia de ello. Para mantener la competitividad y continuar fortaleciendo sus negocios, es imperativo que las empresas aprendan a utilizarlo de manera efectiva y a mantenerse al día con sus nuevos desarrollos.
Las subastas inversas requieren que el comprador establezca claramente el equilibrio y la prioridad entre el precio y otros factores en el proceso de licitación. La principal ventaja de la subasta inversa es que las ofertas se reducen a un número limitado de criterios de selección fácilmente comparables, como el precio y la programación. Una simplificación excesiva de las especificaciones puede resultar en un precio bajo, pero una selección de ofertas insatisfactoria.
Los bienes y servicios que requieren un conjunto complejo de contingencias, o que tienen muchas especificaciones subjetivas o cualitativas, pueden ser mucho más difíciles de evaluar en una subasta inversa. Los bienes y servicios con un número limitado de proveedores son problemáticos en las subastas inversas porque los proveedores tienen la posibilidad de subir el precio en lugar de bajarlo. Los compradores también pueden encontrar costos elevados si un vendedor, con el fin de ganar la licitación, recorta gastos en servicios y materiales, o si no puede cumplir con una fecha límite.
Por otro lado, usted puede entender que construir organizar una subasta puede consumir mucho tiempo, ya que el resultado de una subasta sólo será tan bueno como la calidad de las especificaciones iniciales. Por lo tanto, es difícil justificar que se tome el tiempo necesario para realizar una subasta inversa de pequeñas cantidades, a menos que sean altamente comparables.
La experiencia CKS
A lo largo de los años, hemos realizado más de 1000 subastas inversas en todo el mundo. Como tal, hemos desarrollado una experiencia única. En efecto, los consultores de CKS auctions analizan en primer lugar el contexto, las limitaciones y los riesgos relacionados con la licitación y la contratación. Los consultores especializados de CKS definirán junto con a usted la estrategia de la subasta: ¿qué tipo de subasta? ¿Qué parámetros? El objetivo es seleccionar la mejor opción para maximizar sus objetivos de compra. CKS también le ayuda a editar los documentos legales para cumplir con el marco regulatorio aplicable: carta de invitación oficial, términos y condiciones específicos de la subasta y sus apéndices. Todos estos pasos se tienen en cuenta en el enfoque CKS.
Es muy arriesgado establecer su propia subasta inversa. Algunos equipos de gestión son adecuados para el modelo de subasta. Otros podrían necesitar alguna formación o tener que descubrir habilidades sin explotar entre sus trabajadores. Hemos desarrollado algunos módulos de formación específicos para ayudar a todas las organizaciones.
"Las negociaciones y discusiones de una semana de duración se destilan en minutos."
Nuestra experiencia nos dice que las empresas españolas están muy preocupadas por el precio. De hecho, los especialistas en adquisiciones se centran principalmente en la creación de valor mediante el ahorro de costes. Como tal, hemos notado que el mercado español puede beneficiarse mucho de una solución avanzada con un ROI probado.
