En 2019, no basta con basarse únicamente en datos internos para la función de compras. Ha quedado claro que los datos están en todas partes y no paran de crecer. Esto es particularmente cierto para los datos generados fuera de la organización. En la búsqueda de nuevas ideas, la convergencia de los datos de múltiples fuentes parece ser muy beneficiosa para aquellos que son capaces de explotarla. Sin embargo, muy pocos departamentos de compras han integrado los datos externos en su estrategia y los que lo han hecho no los están utilizando en todo su potencial.
Los datos internos siguen siendo un reto para muchas organizaciones. De hecho, no es tan fácil utilizar datos de gastos, datos de contratos y datos SRM. Además, la mayoría de las organizaciones siguen luchando con la información almacenada en silos y todavía no han tratado de combinar los datos de los diferentes departamentos de la misma organización. Pero en caso de que ya domine sus datos internos, podría considerar echar un vistazo a los datos que ya existen.
La mayoría de los encargados de la adopción de decisiones en materia de adquisiciones entienden que conceptos como el análisis y la automatización de los procesos son el presente y el futuro de este campo, junto con tecnologías avanzadas como el aprendizaje automático, el IoT (Internet de las cosas) y el NLP (Natural Language Processing). Sin embargo, sólo unos pocos no subestiman el valor de los datos "externos". De hecho, los datos internos y externos son igualmente importantes en su estrategia de compra.
En este momento, puede que te preguntes qué tipo de datos externos podrías usar... Bueno, eso depende de varias cosas. Después de varios experimentos, hemos notado que normalmente, algunos indicadores específicos están fuertemente ligados al rendimiento general de sus compras. Por ejemplo, el precio de un recurso natural puede tener un gran impacto en sus previsiones. Además, los índices de precios también pueden utilizarse para vigilar el rendimiento en relación con el mercado. La función de compra necesita información externa, ya sea sobre la competencia, los mercados de productos y categorías, la base de la oferta o la economía de la empresa.
Los datos externos se pueden encontrar casi en cualquier lugar, sólo hay que determinar los datos adecuados que le ayudarán a contrastar con sus propios datos. También recomendamos que las organizaciones de adquisición utilicen las noticias directamente en su herramienta de apoyo a las decisiones. Con la proliferación de las API y la cultura de datos abiertos, se hace posible recoger nuevos datos y compararlos con los propios para identificar un patrón. Por ejemplo, prevemos un futuro a corto plazo en el que se desarrollarán modelos de análisis predictivo de precios y demanda o de previsión de la interrupción de la cadena de suministro para la mayoría de los productos estratégicos. Esta capacidad de aprovechar el potencial de los datos internos y externos para aumentar la fiabilidad de los presupuestos y las previsiones será fundamental para los compradores y sus organizaciones.
También prevemos un futuro en el que las herramientas avanzadas de compra ayudarán a las organizaciones a determinar el momento más apropiado para renegociar los detalles de un contrato. Además, al aprovechar los datos internos y externos, cabe esperar que las herramientas avanzadas ayuden a las organizaciones a comprender el "desglose" de los costos de cada componente que adquieran mediante la modelización de la estructura de precios/costos y, tal vez, la propuesta de diferentes escenarios basados en los datos reunidos.
Siempre que sea posible, la integración de los datos de los proveedores también puede ser beneficiosa en su proceso de toma de decisiones. Los especialistas en compras que aprovechen la convergencia de datos estarán en una posición fuerte en la mesa con los proveedores y podrán hacer frente a los desafíos de la demanda interna.
Nuestra solución está equipada con visualización de datos y herramientas avanzadas de análisis para aprovechar al máximo los datos externos. Nuestro último ejemplo es en la industria de la salud donde hemos creado un tablero personalizado que puede ayudar a los especialistas en adquisiciones a comprender su desempeño en relación con los indicadores nacionales.
Limitaciones
Añadir datos externos a su estrategia de Compras puede parecer estupendo, pero también conlleva desafíos. En primer lugar, hay que asegurarse de que se tiene derecho a utilizar datos externos (acuerdos, datos abiertos, RGDP, etc.). En segundo lugar, debe asegurarse de que sus datos puedan ser utilizados por su herramienta de apoyo a las decisiones.
¿Has oído hablar de la limpieza de datos?
Pues bien, necesitamos preparar sus datos para que sean usados por su herramienta... y eso lleva tiempo. Por último, algunas organizaciones podrían sentirse tentadas a reunir la mayor cantidad posible de datos externos, pero ese no es el enfoque correcto. Recomendamos que construyas tus KPIs teniendo en cuenta qué tipo de información quieres ver en tu tablero y qué es técnicamente factible.
Construimos nuestras soluciones con la idea de que las organizaciones de compras tengan una visión 360º de los proveedores a través de los datos internos (gastos, rendimiento...), los datos de los proveedores y los datos de mercado.
Un paso más
Con el auge de las soluciones basadas en la Inteligencia Artificial, esperamos que las Compras aprovechen una gran cantidad de datos mediante el desarrollo de modelos avanzados de machine learning y de aprendizaje profundo para descubrir información que es inaccesible a través de análisis estándar (relaciones/correlaciones), y para hacer también pronósticos fiables. Por ejemplo, hemos visto varios proyectos que utilizan la potencia del NLP (Procesamiento del Lenguaje Natural por Computadora) para revisar un gran número de documentos escritos con el fin de destacar las principales posibilidades que podrían utilizarse para la negociación de contratos. Además, algunas aplicaciones de la IA pueden ayudar a los compradores a predecir el proveedor más adecuado basándose en una combinación de datos.
La combinación del análisis avanzado, la visualización de datos, el procesamiento del lenguaje natural y el Machine/Deep Learning abrirá una nueva era para la función de compras. Imaginamos algoritmos que pueden cruzarse con datos externos para interpretar los resultados e identificar áreas de mejora o aprender de la experiencia pasada y predecir el mejor resultado posible para cada decisión comercial. El futuro es definitivamente brillante para las organizaciones de adquisición que desean comenzar a aprovechar los datos externos con herramientas de análisis de decisiones de última generación. Puede haber muchos obstáculos en el camino, pero los beneficios van mucho más allá. Estamos comprometidos con el avance de los datos en el mundo de las adquisiciones.
