Klant
Onze cliënt, een openbare wetenschappelijke, culturele en professionele instelling (EPSCP), heeft onze diensten gevraagd om zijn afdeling "Veiligheid en brand" bij te staan bij de vernieuwing van zijn contract voor het onderhoud van hun hefinstallaties (liften, goederenliften en boekenliften).
Enkele cijfers over de missie/opdracht:
- 45 toestellen, tussen 2 en 30 jaar in gebruik
- Een vereiste van 24U/7D beschikbaarheid
- Aanwezigheid van een laboratorium van niveau P3 in de gebouwen van de klant
Het doel van de opdracht is te garanderen dat het contract wordt verlengd, in een context waarin de huidige contractant niet langer aan de eisen van de betrokken instelling voldoet. De nieuwe contractant dient derhalve de situatie in orde te brengen en de contractuele doelstellingen te halen:
- Naleving van de bouw- en huisvestingswet, en meer bepaald van de artikelen die zijn gecreëerd of gewijzigd bij decreet 2004-964 van 9 september 2004.
- Naleving van de voorschriften met betrekking tot de Arbeidswet, Huisvesting 3e familie A en B, alsmede ERP van de 1e tot de 5e categorie van het type R, L, S, N, X, W, PS en P.
- Naleving van het besluit van 7 augustus 2012 betreffende de technische inspecties van liftinstallaties
- Service percentage van de apparatuur is vastgesteld op 95%.
- Dekking van kleine uitgaven, tot 500 euro, als forfait in het contract.
- Monitoring van het contract en "ticketing" via een webapplicatie
Middelen
Om de missie/opdracht over een periode van 4 maanden te kunnen realiseren, heeft CKS een multidisciplinair projectteam ingezet:
- Een directeur van de missie/opdracht, neemt deel aan de opstelling van analyses, beheert de relatie met de klant en voert een "kwaliteits"-controle uit op alle te leveren documenten.
- Een manager, een expert in overheidsopdrachten met meer dan 13 jaar ervaring.
- Een ervaren consultant, gespecialiseerd in Facility Management (FM) opdrachten, waaronder het onderhoud van hijs- en hefwerktuigen parken.
Om de missie/opdracht binnen een strak tijdschema uit te voeren, heeft CKS een bewezen methodiek toegepast, namelijk:
- Een definitie van de meest geschikte inkoopstrategie met de nadruk op opportuniteiten voor juridische en contractuele zekerheid en voor het optimaliseren van de inkoopprestaties (kwaliteit, kosten, termijnen, MVO en innovatie).
- Een definitie van de meest geschikte consultatietechniek
- Een definitie van het tijdschema voor de raadplegingen, met vermelding van de essentiële "mijlpalen" en de bijdragen die van de verschillende actoren van het project worden verwacht (RACI)
- Een aanvulling van de specifieke technische voorwaarden met de beste praktijken van de markt en met geactualiseerde regelgeving.
- Het opstellen van de DCE-documenten (AAPC, RC, ontwerp-contract, financiële bijlage), alsmede de uitwerking van de beoordelingscriteria voor aanvragen, sollicitaties en offertes.
- Het opstellen van een analyserooster voor aanvragen en sollicitaties en een analyserooster voor offertes op maat
- Opstellen en publiceren van de AAPC
- Ondersteuning bij de technische analyse van de offertes (herlezen van de offertes samen met de indiener, benadrukken van inconsistenties in de technische nota's, beoordeling van de onderhoudsorganisatie, waarborgen van de beoordeling met betrekking tot de regels inzake overheidsopdrachten, enz.)
- Financiële beoordeling van de offertes (controle van abnormaal lage offertes, overeenstemming van de prijzen met het voorgestelde dienstverleningsniveau, opheldering van eventuele verborgen kosten)
- Opstelling van een analyseverslag en een presentatieverslag
- Opstellen en verzenden van brieven om de nodige elementen voor de aankondiging van opdrachten te verkrijgen (verzekeringsbewijs, fiscaal attest, attest van de sociale zekerheid, ...)
- Het opstellen van afwijzingsbrieven
Resultaten:
Aan het einde van de missie/opdracht:
- De opdracht werd uitbesteed in overeenstemming met de regels voor overheidsopdrachten;
- Dankzij de behaalde inkoopprestaties kon het vijfvoudige van de kosten van de dienst worden terugbetaald;
- Het contract werd geactualiseerd rekening houdend met wijzigingen en ontwikkelingen in de regelgeving en biedt een beter kader voor de dienstverlening;
- Er is een monitoring van de prestaties van de aanbieder/dienstverlener op de markt ingevoerd.
