Client
Etablissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), notre client sollicite nos services pour accompagner sa Direction "Sécurité et incendie" dans le renouvellement de son marché de prestations de maintenance des appareils élévateurs (ascenseurs, monte-charges et monte-livres).
Quelques données chiffrées sur la mission :
- 45 appareils concernés, ayant entre 2 et 30 années d’exploitation
- Une exigence de disponibilité de 24H/7J
- Présence d’un laboratoire de niveau P3 au sein des locaux du client
Objectifs
L’objectif de la mission est d’assurer le renouvellement du marché, dans un contexte où l’actuel titulaire ne répond plus aux exigences de l’établissement. Il est donc demandé au nouveau titulaire d’assainir la situation et de respecter les objectifs contractuels fixés :
- Conformité au code de la construction et de l’habitation et plus particulièrement aux articles créés ou modifiés par le décret 2004-964 su 9 septembre 2004.
- Conformité à la réglementation relative aux Code du Travail, Habitation 3ème famille A et B ainsi que des ERP de la 1ere à la 5ème catégorie de type R, L, S, N, X, W, PS et P.
- Conformité à l’Arrêté du 7 août 2012 relatif aux contrôles techniques à réaliser dans les installations d'ascenseurs
- Taux de service des appareils fixé à 95%
- Prise en charge des petites dépenses, à hauteur de 500€, dans le forfait du marché
- Suivi du marché et du « ticketing » via une application web
Moyens
Pour réaliser la mission sur une durée de 4 mois, CKS a mobilisé une équipe Projet pluridisciplinaire :
- Un Directeur de mission, acteur de la mission, il participe à la production des analyses, gère la relation Client et effectue un contrôle « Qualité » de tous les livrables.
- Un Manager, expert de la commande publique disposant de plus de 13 années d’expérience
- Un Consultant expérimenté, spécialisé dans les marchés de Facility Management (FM) dont la maintenance de parcs d’appareils élévateurs.
Afin de réaliser la mission dans des délais contraints, CKS est intervenu avec une méthodologie éprouvée, à savoir :
- Une définition de la stratégie d'achat la plus opportune avec la mise en exergue des opportunités de sécurisation juridique, de sécurisation contractuelle et d’optimisation de la performance Achats (Qualité, Coûts, Délais, RSE et Innovation).
- Une définition de l'ingénierie de consultation la plus appropriée
- Une définition du calendrier de consultation, précisant les "jalons" essentiels et contributions attendues par les différents acteurs du projet (RACI)
- Un enrichissement du Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) avec les meilleurs pratiques du marché et avec les mises à jour de la règlementation en vigueur.
- La rédaction des pièces du DCE (AAPC, RC, Projet de contrat, Annexe financière), ainsi que l’élaboration des critères de notation des candidatures et des offres.
- La création d'une grille d'analyse des candidatures et d'une grille d'analyse des offres sur mesure
- La rédaction et la publication de l'AAPC
- Un appui dans l’analyse technique des offres (relecture des offres avec le prescripteur, mise en exergue d’incohérences dans les mémoires techniques, notation de l’organisation de la maintenance, sécurisation de la notation au regard des règles de la commande publique…)
- La notation financière des offres (contrôle des offres anormalement basses, cohérence des prix avec le niveau de service proposé, mise en exergue d’éventuels coûts cachés)
- La production d'un rapport d'analyse et d'un rapport de présentation
- La rédaction et l'envoi des courriers utiles à l'obtention des éléments permettant la notification des marchés (assurances, attestations fiscales et sociales, ...)
- La rédaction des lettres de rejet
Résultats
Au terme de la mission :
- Le marché a été contractualisé conformément aux règles de la commande publique ;
- La performance Achats réalisée a permis de rembourser 5 fois le coût de la prestation ;
- Le contrat a été mis à jour au regard des évolutions réglementaires et permet de mieux cadrer la prestation ;
- Un véritable suivi d’exécution de la performance du prestataire, sur le marché, a été mis en œuvre.
