LE CLIENT
Notre Client est l’établissement support d’un GHT (1) composé d’une dizaine d’établissements. L'établissement support doit piloter la convergence des marchés, c’est-à-dire la programmation des futurs marchés à lancer au niveau du GHT, notamment en fonction des dates de fin d'exécution des marchés de chaque établissement.
LES OBJECTIFS
Les objectifs assignés à la mission confiée aux équipes CKS:
- Elaborer la cartographie des marchés à l’échelle du GHT
- Réaliser la programmation des marchés à lancer à horizon 4 ans et identifier les dates possibles de lancement des marchés mutualisés
- Identifier les leviers juridiques permettant de faire converger les marchés existants, lorsque la simple approche calendaire n'est pas possible
- A l'aide d'abaques, proposer une programmation réaliste permettant de « lisser » la charge de travail de la fonction Achats dans le temps
L'APPROCHE RETENUE
L’équipe de consultants CKS a accompagné le Client pendant 4 mois sur les différentes étapes du projet :
Etape n°1 : Recenser les marchés en cours ou à lancer sur l’ensemble des établissements du GHT pour disposer d'une cartographie des marchés globale.
- Afin de faciliter le regroupement des procédures de marchés, chaque marché a été rattaché à un ou plusieurs codes de nomenclature Achats sur lequel est réalisée la computation des seuils.
- Une cartographie des dépenses (données issues des GEF) est également réalisée. Les dépenses "hors marchés" sont consolidées par caractéristique propre, pour intégrer de nouveaux besoins de procédures à la programmation.
Etape n°2 : Identifier les marchés à mutualiser sur chaque filière achats. Pour chacun, CKS a recensé :
- Le(s) levier(s) juridique(s) permettant une date de démarrage commune du marché (avenants de prolongation en fonction des montants, dates d’entrée différées dans les marchés, reconductions ou non reconduction à prévoir …).
- Le besoin d’harmonisation des stratégies achats (cas par exemple où certains établissements ont recours à un opérateur de mutualisation et d’autres sont en marchés propres)
- Les nouveaux marchés à passer pour réduire le hors-marché, en prenant en compte la computation des seuils à l’échelle de l’ensemble des établissements du GHT.
Etape n°3 : Evaluer la faisabilité de la programmation proposée, prioriser les procédures à lancer et planifier au mieux la charge de travail des équipes achats.
En fonction des dates de démarrage souhaitées des marchés, évaluation de la répartition de la charge de travail des acheteurs sur l’année et de leur capacité à tenir les délais. En cas de pic de charge, CKS a aidé à prioriser les marchés à passer par la fonction achats :
- Identification des marchés prioritaires (utilisation de la méthode de priorisation Kraljic)
- Evaluation de l’opportunité d’externaliser une partie de la passation des marchés (recours à une AMO externe) ou de décaler la première date de convergence possible sur les marchés les moins prioritaires
Etape n°4 : Présentation de la programmation pluriannuelle des achats au comités des achats (instance de gouvernance de la fonction Achats où siègent l’ensemble des établissements parties du GHT) et à la direction des achats.
LES RESULTATS OBTENUS
La contribution de CKS a permis
- L’élaboration d'une cartographie des marchés et des dépenses, par Etablissement et au niveau GHT
- La formalisation d'un plan de convergence des marchés et d'une programmation pluriannuelle des marchés
- Un meilleur partage des plannings de travail avec chaque Etablissement du GHT
- La projection d’un plan de charge réaliste et soutenable pour les acheteurs, avec des solutions pour pallier aux « pics » de charge
(1) Groupement Hospitalier de Territoire (GHT)
