Nous avons rencontré Aurore Lermant, Manager CKS Santé, afin de discuter de la convergence des marchés dans le domaine de la santé. Un sujet sur laquelle CKS travaille déjà.
Bonjour Aurore, peux-tu te présenter à nos lecteurs ?
Bonjour à nos lecteurs !
Je m’appelle Aurore Lermant, je suis manager au sein du cabinet CKS depuis bientôt 4 ans. Je suis en charge de développer nos offres de services à destination du secteur de la santé pour répondre au mieux aux besoins des établissements publics et privés mais aussi des entreprises. Ces dernières années, nous avons par exemple fortement élargi nos domaines d’interventions puisque nous réalisons des missions de conseil et formation dans le secteur des Achats (domaine d’expertise historique de CKS) mais aussi de la logistique ou du conseil en performance. Sur ce dernier point, nous développons par exemple des outils de décisionnel augmenté pour aider les directeurs d’établissement à obtenir des indicateurs consolidés issus des divers systèmes d’informations hospitaliers.
Quels sont les enjeux de la fonction Achats pour les établissements publics de santé ?
En premier lieu, les achats représentent un enjeu économique. En effet, les achats sont le deuxième poste de dépenses d’un établissement de santé après les dépenses de personnel. A l’échelle nationale, les dépenses des établissements publics de santé représentent environ 25 Md d’euros [1] soit plus que les dépenses Achats des services de l’Etat.
Mais la fonction Achats contribue surtout à la bonne qualité des soins qui sont dispensés et aux conditions d’accueil des patients et résidents. Une fonction Achats performante ne regarde pas que le critère « prix » mais réalise un achat le plus « économiquement avantageux » en raisonnant sur l’ensemble du cycle de vie du produit et selon une pluralité de critères dont la qualité et le développement durable. La fonction Achats a aussi un rôle pour faire entrer l’innovation dans les établissements de santé.
Depuis le 1er Janvier 2018 et la réforme des GHT*, la fonction Achats fait face à d’importants défis organisationnel et logistique : Comment consolider les besoins sur une pluralité d’établissements qui ont chacun de spécificités ? Comment gérer une équipe multi-sites ? … C’est une fonction intéressante car elle est en perpétuelle mutation.
CKS Santé a développé une offre pour les GHT*, de quoi s’agit-il ?
Notre offre est très large tout comme les défis que rencontre la fonction Achats. Notre offre comprend du conseil et de la formation à destination des acheteurs publics des GHT, de leurs managers et des nouvelles fonctions liées à la mise en place des GHT comme l’accompagnement des contrôleurs de gestion Achats. Notre objectif est d’aider nos clients à passer à une organisation pérenne à plusieurs établissements, en optimisant les compétences et les contributions de chacun.
Il nous arrive également de mettre à disposition des GHT nos compétences en marchés publics et de réaliser des missions d’assistance à maitrise d’ouvrage sur des gros marchés à passer, ceci pour aider les fonctions Achats à absorber le surcroit d’activité engendré par la mise en place des GHT.
Enfin, en matière d’outils, nous proposons aux GHT des solutions de pilotage et de consolidation de la dépenses inter-établissements et ce, même si ces derniers n’utilisent pas les mêmes éditeurs.
Peux-tu nous en dire plus sur la convergence des marchés qui sera une obligation au 31 décembre 2020 ?
Pour présenter le principe attaché à cette échéance, on peut citer le Guide Méthodologique de la Fonction Achats en GHT qui résume l’objectif ainsi « la convergence des marchés sera initiée le 1er janvier 2017 avec un objectif de convergence des marchés au 31 décembre 2020. À cette échéance, tous les marchés actifs auront pu être instruits par la fonction achat mutualisée du GHT »[2]
L’enjeu pour les fonctions Achats des GHT est donc de synchroniser les dates de renouvellement des marchés, alors que de nombreux marchés des établissements sont en cours avec des termes différents… Le tout étant très dépendant de la stratégie Achats sur la famille ou le segment Achats considéré et en particulier le recourt ou non à un opérateur de mutualisation pour le GHT.
Au 1er Janvier 2021, il ne devrait donc y avoir qu’une seule procédure (éventuellement allotie) par catégorie homogène de besoins sur le GHT.
C’est à l’établissement support au titre de la fonction Achats mutualisée qu’incombe de piloter cette démarche de convergence.
Comment les directions Achats des GHT doivent-elles se préparer pour préparer l’échéance du 31 décembre 2020 ?
La première étape pour les GHT est de réaliser une cartographie de leurs marchés. Cette tâche est loin d’être aisée. En effet, les établissements ne partagent pas encore tous la même nomenclature achats. Difficile donc de savoir pour une même famille de besoins quels sont les marchés en cours sur un GHT, d’autant que tous les établissements n’ont pas forcément les mêmes stratégies Achats : certains utilisent des marchés locaux et d’autres vont avoir recourt à des opérateurs de mutualisation.
Ensuite, il va falloir procéder au cas par cas pour trouver la meilleure manière de synchroniser les dates de marchés. Ce travail étant fortement lié à la stratégie Achats par famille, il est en général piloté par le responsable de filière. Les moyens juridiques à disposition des acheteurs pour synchroniser les dates de marchés sont :
- La prolongation par avenant (dans la limite de 10 à 15% du montant total du marché selon son type)
- La passation de nouveaux marchés jusqu’à une date commune, si la période de prolongation est trop longue
- La résiliation anticipée mais qui engendre en général des surcoûts.
Enfin, au-delà de l’aspect juridique, l’acheteur doit conduire une démarche pour consolider les besoins et, si c’est pertinent, les harmoniser afin d’optimiser le nombre de procédures et de lots sur le GHT.
Quel est ton opinion sur l’avenir de la fonction Achats pour ce secteur ?
Au-delà des difficultés rencontrées, je pense que les fonctions Achats des GHT peuvent être fières du chemin parcouru puisque la quasi-totalité des GHT avait respecté l’échéance règlementaire du 1er Janvier 2018 pour la mise en place de la fonction. Le secteur de la santé est d’ailleurs souvent pris en exemple dans les autres secteurs et collectivités qui n’ont pas forcément atteint le même degré de maturité.
Pour moi, la priorité est maintenant d’outiller cette fonction Achats. Sans système d’information Achats ni outil de reporting, il est très compliqué de piloter une fonction Achats et des objectifs de performance.
*Groupements Hospitaliers de Territoire
[1] Cour de comptes « Les Achats Hospitaliers », 2017.
[2] GUIDE DE LA FONCTION ACHAT DE GHT, DGOS, 2017
